Consejos para que la administración de proyectos sea fácil

En la conferencia magistral ”Making Project Managment Happen in the Real World“ impartida por Rita Mulcahy nos dió algunos consejos para hacer que la administración de proyectos sea más fácil. Dada su trayectoria y experiencia la llevaron a construir una guía para ayudar a las personas a encontrar respuesta a culquiera de las preguntas acerca de sus problemas en sus proyectos.

En su presentación señala que los proyectos ahora son cada vez más exitosos pero que aún hay muchas personas están atrapadas en sus problemas y nunca se han detenido a pensar en el costo de esos problemas y sus reacciones a ellos. No son conscientes de que su cuerpo responde a lo que ellas están pensando y que el estrés disminuye su capacidad para tomar buenas decisiones. Sabiendo que todo el mundo tiene problemas proporciona cierto alivio. Quizás es hora de que los administradores de proyectos tomen conciencia de que se gasta mucho tiempo en quejarse de los problemas en lugar de la planificación de acciones.

Para tener el control de un problema, hay que usar el proceso de Rita para resolver problemas (Rita’s Problem-Solving Process):

1. Listar tus problemas
2. Listar lo que anda bien para obtener en mejor estado de ánimo para la solución de problemas.
3. Seleccionar los problemas que vale la pena tratar, no desperdiciar el esfuerzo.
4. Para cada uno de los problemas, volver a la historia desde una nueva perspectiva.
5. Llegar a un punto de vista positivo en la nueva historia.
6. Reducir la historia.
7. Nombrar el problema.
8. Revisar tu capacitación en la administración de proyectos para encontrar la forma de prevenir o tratar el problema.
9. Investigar opciones con otros.
10. Eligir una solución.
11. Ejecutar la solución.
12. Revisar que la solución se lleve a cabo.

Este proceso ayudará a obtener los siguientes resultados:

• Hará que te sientas más en control.
• Despejará tu cerebro para que puedas pensar.
• Reducirá la conexión emocional del problema.
• Te permite ver que tu problema particular es común.
• Te ayudará a encontrar soluciones.

Así que ahora puedes imaginarte la situación que te gustaría. Tal vez ha llegado el momento de ser el jefe de proyecto que quieres ser, más que estar esperando a que alguien más te de la oportunidad.

No esperar a que los problemas ocurran! La siguiente es una lista de los problemas comunes en los proyectos que ayuda a nombrar tus propios problemas y también a prevenirlos.

Problemas comunes en los proyectos

• No involucrar propiamente a todos los interesados
• Planes poco realistas
• Gastar demasiado tiempo en hacer frente a los problemas
• Realizar reuniones donde cada uno va al rededor de la sala a reportar
• Excesiva deformación del alcance
• Sentirse fuera de control
• No estar razonablemente seguro de que puede cumplir con el tiempo y el coste necesarios
• La falta de tiempo cerca del final de un proyecto
• Demasiadas reuniones
• Demasiados cambios
• Gastar demasiado tiempo reportando
• No llevar la administración de riesgos
• Planificación sin el aporte de todo el equipo
• El no gestionar las expectativas de los interesados
• El no ser capaz de tomar tu tiempo de vacaciones
• Equipo no cooperativo (poco equipo)
• Malabarear con las demandas de los interesados
• La falta de seguimiento a través de los miembros del equipo
• Pobre definición de los objetivos del proyecto (mal definidos)
• Coordinación de multiples proyectos
• No conseguir una buena y fiable información

¿Por qué no utilizar el mismo razonamiento para motivarte a planificar tu día? Imagina un gran día - verlo, sentirlo, imaginarlo como si este ha ocurrido. A continuación, disfruta cada vez más de tus días, que en realidad, resultan como tu los imaginas.